Createch et OVHcloud déjouent la pandémie et réussissent le Go-Live SAP S/4HANA

Organiser le lancement d’une solution ERP au sein d’une entreprise internationale d’envergure en pleine pandémie de Covid-19 vous semble une utopie ? Createch et OVHcloud ont réussi ce pari. Découvrez comment le leader européen du cloud computing a su transformer les contraintes sanitaires en opportunités et comment notre équipe a soutenu son partenaire avec succès dans le déploiement du progiciel SAP S/4HANA.

OVHcloud, une entreprise florissante

Depuis sa création en 1999, OVHcloud a bien grandi. De petite startup lancée par un étudiant du nord de la France, l’entreprise est aujourd’hui le premier fournisseur européen de solutions cloud — public ou privé. Forte d’un portefeuille de 1,6 million de client.e.s, OVHcloud déploie ses services cloud et hébergement web dans 140 pays grâce à une solide constellation de 34 datacenters et de multiples points de présence.

De par sa croissance prospère de près de 25 ans, l’entreprise a décidé, en 2019, de s’engager sur un plan d’introduction en Bourse pour l’automne 2021. 

Un projet impacté par la Covid-19

Afin de soutenir les objectifs de croissance nécessaires au passage d’un tel cap, OVHcloud a entrepris d’implanter la solution SAP S/4HANA au sein de son entreprise pour permettre une meilleure efficacité à plusieurs niveaux de son organisation. 

Ce projet d’envergure s’est heurté à la pandémie de Covid-19 en mars 2020, au moment où l’équipe française chargée du projet devait se déplacer sur le site pilote de Beauharnois, ici au Québec.

Une impossibilité de déplacement qui a poussé OVHcloud à faire preuve de créativité… et à nous solliciter. En effet, pour maintenir ses objectifs, le leader du cloud a recherché un partenaire qui puisse prendre le relais de l’équipe projet sur le terrain. 

Pourquoi OVHcloud a choisi Createch

Notre client a décidé de faire appel à nous sur base de plusieurs critères :

• Une équipe clé en main : OVHcloud cherchait un partenaire SAP qui puisse constituer une équipe projet directement opérationnelle. Ceci a donc permis un lancement rapide et efficace de la mission pour déployer le « core-model ».
• Des compétences individuelles et collectives : notre équipe de conseillers se distingue par ses qualités de leadership et d’expertises. Elles nous ont permis de comprendre facilement les attentes et problématiques du client et d’y répondre de manière pragmatique. Ainsi, une relation de confiance s’est rapidement établie.
• Une approche pédagogique et engagée : le niveau des utilisateurs OVHcloud était très hétérogène. Notre équipe a su démontrer sa capacité à s’adapter à chacun d’eux pour les guider au mieux dans la prise en main de l’outil SAP S/4HANA.

Reprendre un projet en cours, un défi de taille

Notre équipe de conseillers est intervenue pour soutenir le déploiement de SAP S/4HANA dans les opérations logistiques, manufacturières et de gestion financière. Nous avons accompagné OVHcloud dans la prise en main du progiciel pour l’achat de composants, la gestion des données et des entrepôts, la planification, la production ou encore le contrôle financier.

Nos équipes ont dû s’intégrer à un projet en cours. Cela a requis une intervention tenant compte de 3 réalités fondamentales :

#1. Déployer une solution déjà conçue

Lorsque Createch s’est joint au projet, les étapes de planification et de préparation de l’implantation avaient été réalisées. SAP S/4HANA avait été entièrement configuré sur base des besoins généraux et spécifiques d’OVHcloud, et les derniers développements touchaient à leur fin. Le temps était à l’exécution des tests par l’équipe business et à la formation du personnel.  

Createch, qui porte généralement la casquette d’intégrateur, a dû accompagner OVHcloud jusqu’au Go-Live, en se basant sur une solution déjà conçue. L’équipe a dû faire preuve d’acceptation et déployer la solution telle qu’elle avait été pensée, configurée et intégrée pour ne pas compromettre l’avancement du projet. Nous avons concentré notre mission sur l’aide au déploiement, dans un consensus avec le client et les membres de notre équipe ainsi que l’intégrateur en place.

#2. Des équipes réparties sur 2 fuseaux horaires

La géolocalisation de l’équipe projet principale et de l’équipe projet locale a impacté le travail collaboratif, car leurs fuseaux horaires étaient différents (6 heures) et les tranches horaires limitées. Cela nous a demandé de faire preuve d’une grande autonomie en local sans lien permanent avec l’équipe projet principale.

#3. Des équipes aux cultures différentes

Nos conseillers ont également joué le rôle de facilitateurs culturels entre les équipes françaises et québécoises. Étant familiers avec les deux environnements de travail, ils ont su naviguer entre les différences culturelles, établir des points de convergence entre les équipes et assurer un déploiement sans accrocs.

« Les contraintes sanitaires nous ont apporté une réelle opportunité, celle d’opter pour une équipe locale alors que ce n’était pas prévu dans le plan projet initial. Nous avons vraiment réalisé à quel point la présence locale avait un impact remarquable. »

Stephanie Logerot, Strategic Program Director, OVHcloud.

En effet, même si l’équipe projet principale avait eu la possibilité de se déplacer, elle n’aurait pas pu assurer une présence permanente auprès des équipes locales pour les soutenir dans la période du post go-live comme nous avons pu le faire.

Des résultats satisfaisants 

Un an après notre intervention et le Go-live du système intégré SAP S/4HANA, le projet est en phase de stabilisation. Outre le gain d’efficacité inhérent à l’intégration de l’ERP, OVHcloud retire de notre collaboration plusieurs bénéfices :

• L’accompagnement d’une équipe engagée dans le déploiement du progiciel
• L’efficacité d’une équipe de consultants pluridisciplinaire directement opérationnelle
• L’accompagnement personnalisé et adapté à la maturité des équipes métier
• Un relai local de confiance pour assurer la continuité de la collaboration équipe projet principale/métier
• Un facilitateur dans l’appropriation de l’outil par l’équipe métier

De plus, grâce à l’intégration de SAP S/4HANA, OVHcloud a su retirer les bénéfices suivants :

• Une gestion en temps réel de ses opérations « end to end »
• Une rationalisation et un décommissionnement de plusieurs outils maison
• Une base de données unique, commune et fiable
• Des processus métiers standards intégrés
• Une meilleure « scalabilité » pour accompagner la croissance d’OVHcloud
• Une entrée en bourse réussie en octobre 2021 !

Par cet accompagnement, nous sommes heureux d’avoir aidé OVHcloud à atteindre ses objectifs et à lui permettre de continuer à développer efficacement et en confiance ses ambitions de croissance.