Comment Greentone a augmenté son efficacité opérationnelle grâce à une collaboration étroite avec Talan

Greentone, entreprise en tête de file dans la production et la distribution de cannabis au Canada, a sollicité les services de Talan pour l’aider à surmonter les obstacles qui pesaient par rapport à l'implémentation d’un nouveau système ERP, qui répond au besoin de la compagnie tant au niveau opérationnel qu’au niveau stratégique et tactique.  Un des objectifs aussi de cette collaboration était d’améliorer l’efficacité opérationnelle de Greentone à travers l’ERP.

Greentone : un leader de la consommation responsable du cannabis 

Greentone, producteur privé de cannabis basé au Québec, se distingue dans l'industrie en tant que créateur de produits de qualité Premium. À la tête de de cette société se trouve une équipe d'experts passionnés dotés d'une expertise approfondie en génétique, culture, récolte, transformation, emballage, marketing et ventes.

Leur mission est claire : surprendre et ravir continuellement les consommateurs avec des produits et des marques qui anticipent et dépassent leurs désirs. Conçue pour répondre à la demande croissante, leur infrastructure est dédiée à assurer un approvisionnement constant de cannabis de haute qualité pour servir les consommateurs canadiens ainsi que leurs clients et partenaires internationaux.

Avec un établissement de 320 000 pieds carrés et une production actuelle de 45 000 Kg par an, Greentone vise à augmenter sa capacité de production à 200 000 Kg dans un avenir proche. Chaque étape de leur processus est minutieusement étudiée pour garantir la qualité supérieure de leur cannabis à grande échelle.

Greentone se positionne comme un pionnier de la consommation responsable de cannabis, plaçant la durabilité, l'inclusion et la diversité au cœur de ses engagements envers la société. L’équipe de Greentone croit fermement en une approche éthique et responsable de l'industrie du cannabis, et l’entreprise s'efforce d'être leader dans cette voie.

Le partenariat avec Talan : une solution aux problèmes de productivité

Greentone utilisait auparavant une version spécifique à l'industrie qui n'était pas évolutive et ne suivait pas les nouvelles tendances numériques du marché. Un remaniement majeur de leurs processus commerciaux a été effectué en intégrant les meilleures pratiques de l'industrie. L'implantation de Business Central, avec des modifications minimales nécessaires, a considérablement amélioré la fluidité et l'efficacité des processus, tout en renforçant considérablement la visibilité opérationnelle. Avec cette nouvelle plateforme, Greentone bénéficie désormais d'une large gamme de fonctionnalités actualisées dans les domaines financiers, de la production, de l'inventaire et de la gestion de la chaîne d'approvisionnement, renforçant ainsi son avantage concurrentiel sur le marché. De plus, cette solution offre une interface intuitive et des outils de reporting avancés, fournissant à l'entreprise des informations claires et précieuses pour prendre des décisions stratégiques et opérationnelles éclairées. Cette transition représente donc non seulement un progrès significatif pour Greentone, mais aussi une source d'enthousiasme et de dynamisme pour son avenir.

La concurrence, ainsi que l’expansion géographique de Greentone ont également accéléré ce besoin de changement qui, avec l’apparition d’opérations plus complexes, n’avait pas d’autres choix que de se tourner vers une solution qui leur permettrait d’améliorer la productivité, la performance tout en fournissant un meilleur suivi.

Talan le partenaire idéal pour implémenter l’ERP Microsoft Dynamics 365  Business Central

Les raisons pour lesquelles Greentone a choisi l’expertise de Talan parmi tant d’autres sont nombreuses :

• Son expertise au niveau de Business Central : Talan avait une connaissance approfondie du système de gestion d’entreprise Business Central Microsoft Dynamics 365 et possède les meilleurs ressources pour un tel projet d'envergure.
• Sa connaissance de l’ancien et du nouveau système : Talan connaissait tout aussi bien l’ancien système de gestion sous lequel Greentone fonctionnait que l’ERP qu’ils souhaitaient mettre en place. Cela a été très important pour Greentone et leur a permis une transition en douceur vers le nouveau système.
• Son expérience avec d’autres clients dans le même secteur : En travaillant avec d’autres partenaires dans la même industrie que Greentone, Talan a acquis une compréhension approfondie des défis et des opportunités spécifiques à cette industrie.

“Talan a beaucoup d’expérience dans l’implémentation réussie de Business Central, c’est une des raisons pour lesquelles nous avons choisi de travailler avec eux,” Gestionnaire de projet.

Des solutions sur mesure

La solution choisie par Greentone pour atteindre les objectifs s’est portée sur Microsoft Dynamics 365 Business Central. En tant que version améliorée de ce que l’entreprise avait auparavant, l’ERP était l’option la plus adaptée et facilitait grandement la gestion du changement auprès des équipes de Greentone. 

L’intégration de Business Central Microsoft Dynamics 365 s’est déroulée en plusieurs étapes :

• La planification
• La conception sur mesure de la solution
• La configuration du nouveau système
• Les phases de test comprenant des tests unitaires et des UAT avec les utilisateurs finaux.
• Les formations, dispensées par Talan pour chaque module, et la possibilité de la mise en place d’autres formations selon les besoins de Greentone après l’implémentation de l’ERP  
•  La livraison/Implémentation.
• Stabilisation

L’intégration a représenté des difficultés, mais ces dernières sont restées gérables. Le plus grand défi a été le moment où les équipes sont passées de l’ancien système au nouveau dès le premier juillet. 

“Le premier jour du mois est tombé un samedi. Il a donc fallu faire l’implémentation durant le week-end pour que chacun puisse commencer sur le nouveau système dès le début de semaine,” nous informe le gestionnaire de projet chez Greentone.

Les difficultés ont été contournées grâce à une planification en amont, ainsi qu’à la synergie et à l’engagement avec les membres de l’équipe de Talan, qui ont permis de passer à travers les bonnes et mauvaises surprises rencontrées.

Des résultats satisfaisants

Après implémentation de la solution, Greentone a créé un sondage en interne pour savoir comment Microsoft Dynamics 365 Business Central avait été perçu par les utilisateurs de l’ERP.  Selon les sondés :

• L’implémentation a réussi et le personnel est satisfait : les utilisateurs sont ravis du système convivial qui leur permet de créer eux-mêmes des rapports au quotidien et d’avoir un meilleur suivi.

“Aujourd’hui, on est toujours en phase de stabilisation, donc il y a toujours des éléments qui sortent de droite à gauche, c’est normal. Les utilisateurs finaux sont satisfaits donc nous aussi !”, explique le gestionnaire de projet chez Greentone.

• Ils observent une amélioration significative de l’efficacité opérationnelle, avec 95 % des personnes utilisant la solution qui sont très satisfaite.
• Ils notent une réduction du temps de travail : certaines tâches ont vu leur temps de réalisation réduit. 
  
  

Des projets à venir

Greentone a plusieurs projets en cours, notamment la phase 2 avec Talan qui implique la configuration du module de qualité. Les permissions pour les accès plus limités sont également en cours de développement. L’entreprise travaille sur un rapport avec Santé Canada et un rapport de vente.

En plus de la phase 2, Greentone prévoit d’implémenter un système de gestion d’entrepôt (WMS), d’améliorer et d’implémenter un système de planification des besoins en matériel (MRP) et de planifier l’implémentation d’un système de planification de la production (MPS). L’entreprise prévoit également d’analyser et de déterminer et développer les indicateurs clés de performance (KPI) par département avec Power BI et d’implémenter un système de gestion de la relation client (CRM) pour les ventes.

Enfin, Greentone ambitionne de diversifier son portefeuille de produits en ajoutant de nouvelles marques et en développant de nouveaux produits pour se développer davantage et se diversifier dans de nouveaux marchés.

Cette histoire vous inspire-t-elle ?

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