La Ville de Trois-Rivières a récemment sollicité l’expertise de Talan pour moderniser ses systèmes de gestion. Les principaux objectifs de cette collaboration étaient de standardiser et d’optimiser les processus financiers et d’approvisionnement et d’optimiser leurs capacités opérationnelles. Découvrez comment Talan a aidé la Ville de Trois-Rivières à atteindre ses objectifs ambitieux en mettant en place la solution S/4 HANA Cloud, Private edition de SAP.
Trois-Rivières, une ville riche en histoire et en innovation
Trois-Rivières est une ville dynamique située au confluent du fleuve Saint-Laurent et de la rivière Saint-Maurice, en plein cœur du Québec. Fondée en 1634, elle est la deuxième plus ancienne ville au Québec.
Connue pour sa culture d’innovation, elle est la première municipalité de taille moyenne à implémenter la solution SAP. Elle est également reconnue pour ses nombreuses collaborations et initiatives avec d’autres villes.
La nécessité de surmonter ses défis techniques et de s’adapter aux changements futurs
La Ville de Trois-Rivières avait besoin d’un système informatique plus efficace pour standardiser et optimiser ses processus d’affaires au niveau de la finance et de l’approvisionnement. Leurs systèmes informatique maison (plus de 40 sous-systèmes) développé ces 40 dernières années était devenu coûteux et peu évolutif. Le coût estimé de la mise à jour du système était de plusieurs millions de dollars, ce qui rendait le passage vers un système ERP beaucoup plus rentable pour la ville.
« Avec l’ancien système, on avait toujours des enjeux pour nos délais de traitement de la facturation. Aucun de nos paiements fournisseurs n’était électronique et tout se faisait par chèque. On avait beaucoup d’optimisation à faire au niveau des systèmes d’approvisionnement, qui était un petit peu le parent pauvre de nos systèmes », témoigne Marc Catudal-Gosselin - Chef de division • Systèmes d’information pour la ville de Trois-Rivières.
Trois-Rivières avait pour objectif d’adopter un système infonuagique en mode SaaS et l’ERP en était la pierre angulaire. Ils voulaient un système de marché interopérable avec d’autres projets (Système RH). Ce besoin de renouveau était aussi né du besoin de la ville de garder son avance technologique sur le marché et elle cherchait un partenaire qui mettrait une force de frappe à disposition pour accompagner leurs équipes.
Un autre élément qui a influencé le désir de changement de la Ville de Trois-Rivières est la pandémie du Covid-19. Cette situation hors du commun a mis en exergue le fait que la municipalité avait besoin d’une plateforme paramétrable et agile qui lui permette de faire face aux défis futurs sur lesquels elle n’aurait peut-être pas le contrôle.
Afin de remédier à toutes ces difficultés, Trois-Rivières s’est donnée pour principaux objectifs de :
- Optimiser ses capacités opérationnelles
- Standardiser les processus
- Remplacer la dette technique
L’appel d’offres qui a tout changé
Après avoir identifié ses besoins, la ville de Trois-Rivières a lancé un appel d’offres, que Talan a remporté en septembre 2021.
“On a travaillé pendant un an à identifier et à documenter nos processus d'affaires, dans le but d’aller vers la meilleure solution sans nous positionner sur un choix technologique”, indique Marc Catudal-Gosselin.
Au fil des entrevues et des démonstrations, la solution SAP proposée par Talan est apparue comme étant la plus adaptée aux besoins de la ville. Talan avec plus de 20 ans d’expérience dans le domaine a développé une connaissance approfondie des défis commerciaux et des industries de ses clients qui a su faire la différence face aux autres compétiteurs. La société a un bilan éprouvé de mises en œuvre et de migrations réussies vers SAP. Ainsi, les consultants experts de Talan en systèmes SAP et leur connaissance approfondie de ces solutions ont démontré comment ils pouvaient accompagner la ville durant la mise en place de l’ERP tout cela en tenant compte des besoins de Trois-Rivières.
Des solutions idéales
S/4 HANA Cloud, Private edition, Rise with SAP, OpenText, SAC et Concur ont été les solutions proposées par Talan pour atteindre les objectifs de la Ville de Trois-Rivières en matière de modernisation de ses systèmes de gestion. La mise en place de ces outils a permis une optimisation de la gestion des finances, de la comptabilité publique, de l’approvisionnement, de la gestion des dépenses et des contrats. La gestion du changement et l’impact organisationnel ont également été pris en compte.
Le projet a commencé il y a plus de deux ans et a suivi les étapes recommandées par Talan, notamment la préparation et l’exploration.
Un des plus grands défis pour la ville dans ce changement a été la conversion de données de l’ancien système vers le nouveau, mais cela s’est bien déroulé grâce à la collaboration entre les équipes internes de la ville et les experts de Talan.
“La phase d'exploration a été un grand défi pour nous parce qu'on changeait vraiment de langage. On optait pour des termes plus techniques, mais en même temps plus arrimé à l'industrie alors que depuis plus de 30 ans nous avions développé un système sur mesure avec notre propre manière de communiquer”, nous dit Marc Catudal-Gosselin.
Déjà des résultats prometteurs
Il est encore trop tôt pour parler des résultats du projet, mais le premier succès a été la mise en place réussie du système et la poursuite du fonctionnement normal de la ville. Après la troisième année, les gains attendus sont :
- Une réduction des chiffriers
- Une rapidité d'exécution accrue
- Une amélioration du processus de paiement
“Une autre des retombées positives qu’on a pu observer est la facilitation de la communication entre les services de la ville utilisant la solution. Cela est en partie dû au fait que l’on ait formé 25 super utilisateurs et accompagné nos équipes dans cette transition numérique”, nous explique Marc Catudal-Gosselin.
Les avantages du système comprennent une meilleure gestion de la dette, des relations avec les fournisseurs, de la qualité et une meilleure facilité d’intégration avec d’autres systèmes. La municipalité a également investi dans des ressources de gestion du changement, ce qui a contribué à démocratiser l’outil et à réduire la résistance au changement. La prise de décision a été rapide, et Trois-Rivières a été très réactive tout au long du projet. Le projet a été bien gouverné, avec une bonne collaboration entre le comité et Talan qui a réussi à s’adapter et à fournir un bon accompagnement.
Un futur plein d'opportunités
Les projets de la municipalité vont dans la continuité des solutions mises en place et des objectifs annoncés. La ville souhaite changer son système de ressources humaines et envisage d'autres modules interopérables avec un ERP. La ville souhaite également développer des systèmes satellites et devenir plus attractive pour le marché du travail.
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