Lorsqu'il s'agit d'implémenter un système ERP (Enterprise Resource Planning), beaucoup d'entreprises sont séduites par les promesses sur le papier. Cependant, la réalité de ce processus se révèle souvent être un défi complexe et sous-estimé. La réussite de cette transformation digitale repose sur une vision claire et une planification rigoureuse. Avant de vous lancer, posez-vous la question cruciale : êtes-vous vraiment maître de votre projet de transformation ? Explorez avec nous les clés indispensables pour naviguer à travers ce processus stratégique, depuis la définition des objectifs jusqu'au choix du partenaire d'intégration adapté.
Pas d’ERP sans planifier
Sur papier, ça fait rêver. Dans les faits, les entreprises sous-estiment souvent les implications d’un tel projet, notamment en termes de mise en place de la vision planification organisationnelle. Implanter une solution ERP peut, en effet, entraîner des changements significatifs dans les processus opérationnels des entreprises, au point qu'elles doivent parfois les revoir pour aligner les nouvelles procédures sur les bonnes pratiques et leurs objectifs stratégiques.
Si vous prévoyez d’adopter un logiciel de gestion intégré, demandez-vous si vous êtes en contrôle de votre projet. En cas de doute, pas de panique ! Cet article vous apprend comment planifier au mieux cette transformation digitale et la réussir.
Identifiez CLAIREMENT les objectifs de votre projet ERP
Que souhaitez-vous accomplir avec votre système ERP? La question peut sembler évidente à se poser, mais l’exercice ne sera utile que s’il est réalisé en tenant compte de votre stratégie globale d’entreprise.
Examinez votre modèle d’affaires
D’abord, assurez-vous que les objectifs que vous poursuivez sont en phase avec votre modèle d’affaires et votre plan de croissance. Ils doivent en effet être compatibles avec la façon dont votre entreprise gère ses ressources, crée de la valeur, interagit avec ses clients et ses partenaires, et se distingue sur son marché. Pour vous en assurer, projetez-vous sur 15 ans :
- Quel sera le niveau de complexité de votre modèle d’affaires ?
- Votre production sera-t-elle sur un ou plusieurs sites ?
- Allez-vous déployer votre réseau de distribution à l'international ?
- Souhaitez-vous vous lancer dans l’acquisition d’entreprises qui conserveraient leur propre identité, mais seraient intégrées à votre chaîne logistique ?
Votre prochain ERP devra supporter votre croissance.
Repensez votre stratégie opérationnelle et numérique
Revoyez ensuite vos besoins opérationnels et technologiques en fonction des objectifs nouvellement identifiés : vous désirez optimiser votre efficacité opérationnelle? Il pourrait être judicieux d’automatiser certains de vos processus. Une solution ERP vous offre d’ailleurs une structure propice à automatiser la gestion de vos entrepôts, à intégrer la robotisation à votre ligne de production ou à recourir aux technologies RFID.
Cette étape est très importante, car c’est le fondement de votre transformation numérique.
Tenez compte de votre architecture technologique
Sur base de votre stratégie opérationnelle et digitale mise à jour, définissez votre architecture technologique en faisant l’inventaire de tous les éléments qui la constituent - qu’ils soient déjà en place ou non : machinerie, robots, logiciels spécialisés tels que WMS ou CRM, etc. Cela vous permettra de planifier leur intégration au progiciel.
Planifiez votre transformation numérique
Planifiez enfin les différentes étapes de votre transformation numérique. Gardez une vue d’ensemble sur tous les éléments à intégrer à votre système (votre site web, vos technologies, le ERP et les données maîtresses de vos différents départements) afin d’organiser leur intégration dans le temps sans compromettre la bonne marche de vos opérations. Prenez également soin de partager votre plan avec vos partenaires afin qu’ils soient partie prenante du projet dès sa mise en œuvre et que vous ne travailliez pas en silo.
→ Tout au long de ces étapes, veillez à soigner la communication entourant votre projet de transformation. Des employés qui en comprennent pleinement les objectifs sont d’autant plus susceptibles d’y adhérer et, une fois celui-ci lancé, de s’y adapter.
Définissez vos besoins sur base de VOTRE réalité
À l’heure de sélectionner votre progiciel, veillez à ne pas vous laisser influencer par les choix que d’autres entreprises ont posés en la matière - que ceux-ci se soient révélés décevants ou fructueux ! En effet, les paramètres qui conditionnent le succès d’un projet ERP sont propres à votre réalité et doivent le rester.
Choix d’ERP : quelques repères pour s’y retrouver
Prenez en compte la taille (en termes de chiffre d’affaires) et la complexité de votre entreprise. Les gammes de solutions ERP susceptibles de répondre le mieux à vos besoins ne sont pas les mêmes selon que le montant total de vos ventes dépasse 100 M de $ ou que vous soyez une PME. Le nombre de sites (usines, entrepôts) et leur localisation est également à prendre en compte dans la quête du système idéal, tout comme le nombre de vos départements. Une structure organisationnelle complexe risque d’amener une architecture technologique complexe. Il existe différentes possibilités allant d’un ERP de grande envergure qui peut couvrir la plupart des fonctionnalités, à un ERP gérant le transactionnel de base auquel s'ajoute une gamme de logiciels spécialisés optimisant les fonctions cœurs de votre entreprise.
Enfin, gardez à l’esprit que travailler avec un intégrateur local francophone limite vos options.
Choisissez votre ERP en 5 étapes
Microsoft, SAP, IBM… les concepteurs ERP sont nombreux et leurs gammes de solutions étendues. Dès lors, trouver celle qui vous convient le mieux est un défi qui demande une bonne préparation et une sélection rigoureuse de vos potentiels partenaires d’intégration. Le schéma ci-dessous décrit les 5 étapes à respecter pour vous donner toutes les chances de faire le meilleur choix !
Les paramètres et les défis de la planification organisationnelle
La mise en place d'un système ERP (Enterprise Resource Planning) constitue un jalon crucial dans la stratégie d'une organisation en quête d'efficacité et de compétitivité sur le marché. Cependant, ce processus complexe ne se limite pas à la simple sélection et implémentation d'une solution logicielle. Il exige une planification minutieuse et la prise en compte de divers paramètres, tant avant qu'après le déploiement.
Les paramètres à prendre en compte
Les principaux éléments à mettre œuvre dans votre planification organisationnelle ont été décrits plus haut. Outre l’identification de vos besoins, la planification du déploiement et l’implication des parties prenantes, d’autres paramètres sont à prendre en compte avant et après le lancement de votre système ERP :
- Formation et préparation des équipes : préparez vos collaborateurs aux changements organisationnels à venir par du soutien et une formation adéquate. Cela favorisera une transition en douceur vers vos nouvelles pratiques.
- Évaluation continue et optimisation post-lancement : établissez des mécanismes d'évaluation réguliers de votre solution ERP et de vos performances. Cela vous permettra de suivre vos progrès, d'identifier les problèmes potentiels et d'apporter des ajustements au système. En affinant continuellement son utilisation, vous maximisez ses avantages à long terme.
Les principaux défis
Se lancer dans un projet d’implantation ERP est une entreprise d’envergure. Selon les organisations, elle mettra sur leur route plusieurs défis :
- Complexité des besoins organisationnels : les ERP standardisés nécessitent souvent des développements supplémentaires pour répondre aux besoins spécifiques des départements, entraînant des coûts et un équilibre délicat entre standardisation et personnalisation.
- Évolution des besoins : les changements internes et externes demandent une adaptation constante des processus, parfois difficile à intégrer de manière agile dans les systèmes ERP.
- Gestion et intégration des données : assurer la qualité et la sécurité des données tout en évitant les interférences et les blocages lors de la migration vers le système central représente un défi majeur.
- Gestion du changement : la résistance au changement peut être rencontrée au sein des équipes, nécessitant une communication claire, une formation appropriée et un soutien pour favoriser l'acceptation et l'adaptation aux nouveaux processus et outils.
La réingénierie des processus, la phase la plus importante de votre projet!
Le gain d’efficacité que vous allez retirer de votre progiciel ne sera pas le même selon que vous abordez son déploiement de manière traditionnelle ou en incluant une refonte de vos processus opérationnels. Les intégrer tels quels dans le nouveau système est une erreur courante des organisations qui leur coûte de l’argent, se révèle peu efficace et voire même, mener à l’échec du projet.
Soyez conscient que la plupart des éditeurs d’ERP conceptualisent leurs solutions sur base des meilleures pratiques de l’industrie. Pour cette raison, opérer une réingénierie de vos processus peut vous aider à tirer pleinement parti des fonctionnalités standard de votre système ERP, sans devoir recourir à une personnalisation excessive ou à des modifications complexes. Cette option nécessite d’impliquer toutes les parties prenantes dès la phase de design de votre solution. Cela représente un investissement de temps conséquent (jusqu’à 20% du temps total du déploiement), mais va vous permettre d’en gagner lors des phases de révision, car votre bonne préparation en amont aura réduit le nombre d'itérations. La phase de tests s’en trouvera également raccourcie pour un gain de temps final de 40% comparé à une approche classique.
Vous êtes pressé? Voici notre conseil : prenez votre temps !
Talan, l’allié de votre projet ERP
Les experts de l’équipe Performance de Talan ont à cœur de comprendre votre structure et vos besoins. Nous vous accompagnons tout au long de votre projet d’implantation ERP : de la planification organisationnelle à l’accompagnement post-lancement, en passant par le choix du meilleur progiciel et la réingénierie de vos processus.
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