Article publié sur le site www.directioninformatique.com
Le Groupe Créatech
« La seule chose qui ne change pas, c’est le changement. »
« La meilleure façon de gérer le changement, c’est de le créer. »
À notre époque, alors que le temps paraît se comprimer sans cesse, ces maximes nous touchent directement, dans nos entreprises, nos carrières, et même notre vie quotidienne.
Puisque le changement est non seulement inévitable, mais aussi de plus en plus rapide et profond, autant s’y résigner et l’adopter avec enthousiasme… pourvu que ce soit le bon!
En effet, il ne suffit pas de s’adapter au changement, encore faut-il effectuer les transformations appropriées, ainsi que les réaliser de la bonne manière. C’est ce qui fait de la transformation des processus d’affaires un art qui demande de l’intelligence, de l’expérience, et du doigté.
L’art de la transformation des processus d’affaires
Prenons l’exemple d’une entreprise qui met en place un progiciel de gestion intégré de type ERP (« Enterprise Resource Planning »).
Ce système va grandement changer les façons de faire de l’organisation et même affecter ses clients, partenaires et fournisseurs, en leur permettant d’interagir directement avec les systèmes opérationnels.
L’entreprise doit donc transformer ses façons de faire, éliminer des activités sans valeur ajoutée et même imaginer des fonctions entièrement nouvelles.
En toute justice, on ne peut demander à la plupart des employés, aussi dévoués et talentueux soient-ils, de s’aventurer seuls dans un champ de mines comme celui-là. Pour réussir, il faut des spécialistes aguerris qui ont, en plus de l’expérience et du jugement qu’apporte la réalisation de nombreux projets semblables, une certaine distance par rapport à l’entreprise ainsi que la connaissance des meilleures pratiques commerciales.
Ces conseillers externes travaillent de pair avec les ressources internes, dans un ratio d’environ un à deux, idéalement, afin de laisser en fin de projet une expertise solide derrière eux, tout en ayant un impact suffisant pour minimiser les risques.
Quelques techniques de transformation
La transformation des processus d’affaires doit se faire rapidement et sûrement, avec l’adhésion de la direction et des employés.
Une réingénierie des processus en bonne et due forme est généralement nécessaire pour augmenter l’efficacité de l’existant et assurer une bonne performance des nouveaux processus.
Si un progiciel ERP ou autre est en cause, il faut tenir compte des possibilités de ce système et faire ce que l’on nomme une « réingénierie
biaisée ». Cette dernière vise à faire concorder les façons de faire avec la technologie, afin d’éviter de se lancer dans des modifications de progiciels désastreuses.
Une technique très utile est l’atelier Kaïzen, une technique d’origine japonaise dont le nom provient des mots « kaï », qui signifie prendre du recul, et « zen », qui se traduit par faire mieux.
Cette démarche efficace consiste à isoler, typiquement pour quelques jours, un groupe de personnes expertes d’un domaine que l’on veut améliorer, avec un animateur expérimenté. Bien réalisé, cet exercice peut engendrer des améliorations considérables et, surtout, une adhésion collective aux transformations élaborées en groupe.
Tout au long de cette transformation, il faut soigneusement gérer le changement, atténuer les craintes de chacun et gagner l’appui de tous, à commencer par celui de la haute direction. Il faut bien planifier la formation, cultiver l’enthousiasme de superutilisateurs qui seront les meilleurs ambassadeurs du changement, et accomplir mille autres tâches qui, encore une fois, sont l’affaire de spécialistes. Par la suite, il faut s’assurer que le succès de la transformation se matérialise, se mesure et se perpétue.
Une transformation réussie : Repérage Boomerang
Depuis 1995, Repérage Boomerang assemble, commercialise et distribue le système de repérage Boomerang, produit exclusif de repérage de biens volés qui mise sur une technologie brevetée par la compagnie. L’entreprise a connu au cours des cinq dernières années une croissance supérieure à 9 000 pour cent.
Avec l’aide du Groupe Créatech et en utilisant des techniques répertoriées ci-dessus, l’entreprise a effectué une transformation complète de ses processus d’affaires. Réalisée dans le cadre de l’implantation d’un système ERP, celle-ci visait à soutenir la croissance exponentielle de l’entreprise et son expansion aux États-Unis.
Ce projet, nommé « Big Bang Boom : la création d’un nouvel univers », a notamment impliqué la création d’un site de commerce électronique interentreprises « B2B » afin de permettre aux quelque 300 détaillants de Repérage Boomerang d’effectuer de nouvelles opérations en ligne, comme la vérification de la qualité de leur installation du dispositif Boomerang, ainsi que le bon fonctionnement du produit et son activation. Cette innovation a allégé considérablement la tâche de Repérage Boomerang.
Par une démarche énergique, en quelques mois seulement, l’entreprise a réussi à implanter un puissant progiciel ERP et à réaliser une réingénierie complète de différentes fonctions, dont le service à la clientèle et la gestion des contrats.
Le succès de ce projet de transformation des processus d’affaires a permis à Repérage Boomerang de gagner avec Le Groupe Créatech un prix Octas de la Fédération de l’informatique du Québec (FIQ).
Le Groupe Créatech possède l’équipe d’experts dont vous avez besoin pour soutenir tous les changements que vous voudriez effectuer dans votre entreprise. Contactez-nous!
